Uma agenda que vai e vem
Veja um passo-a-passo para manter atualizados os dados do Outlook no micro de mesa e no notebook.

Pastas particulares

Quem trabalha com uma dobradinha de computadores - um m�vel e um fixo - e usa o Outlook como programa de e-mail normalmente enfrenta a necessidade de sincronizar os bancos de dados do programa. Ou seja, manter sempre atualizadas as informa��es no notebook e no micro estacionado no escrit�rio. O Outlook prev� um procedimento para realizar essa opera��o. Naturalmente, n�o chega a ser t�o simples como no Palm ou nos outros micros Windows CE, mas � tamb�m uma tarefa ao alcance de qualquer usu�rio. Veja a seguir como fazer essa sincroniza��o no Outlook 97 ou 98.

Para come�ar, admita que voc� est� no final de uma sess�o de trabalho no escrit�rio. Portanto, a vers�o mais atualizada da agenda, neste momento, � a do micro de mesa. O que � preciso fazer? Como padr�o, o Outlook armazena todas as informa��es de agenda, lembretes e compromissos num arquivo chamado Outlook.pst, localizado no diret�rio do Windows. Basicamente, a opera��o de sincroniza��o consiste em transferir a vers�o mais nova desse arquivo de um micro para o outro.

M�o na massa: abra o Outlook no desktop e acione o ocmando Arquivo/Importar e Exportar (passo 1). Entra em cena o Assistente de Importa��o e Exporta��o. Na caixa Escolha Uma A��o a Ser Executada, selecione a linha Exportar para um Arquivo de Pastas Particulares e clique no bot�o Avan�ar (passo 2). Na tela seguinte, o Outlook permite que voc� aponte uma pasta espec�fica (por exemplo, Anota��es, Caixa de entrada ou Calend�rio) ou escolha exportar todas elas, clicando em Pastas Particulares. Se for o caso, marque, na parte inferior da tela, o campo Inluir Subpastas e avance para pr�xima tela (passo 3).

Agora, o assistente pede que voc� indique um caminho para salvar a c�pia do banco de dados. Como padr�o ele prop�e um arquivo chamado Backup.pst, a ser gravado na pasta c:\meus documentos. Mas, para facilitar as coisas, o melhor � voc� dar ao arquivo o mesmo nome (Outlook.pst) que ele ter� no micro de destino. Se voc� vai precisar repetir essa opera��o com freq��ncia, uma boa id�ia � criar um diret�rio de tranfer�ncia (por exemplo, c:\transf) para abrigar esse arquivo (passo 4).

Agora, a �ltima etapa: com os dois micros conectados, copie o arquivo Outlook.pst da pasta c:\transf para a pasta c:\windows do notebook. Isso significa substituir um arquivo por outro mais novo com o mesmo nome. Ao abrir o Outlook no micro de destino, o programa vai notar diferen�as no banco de dados e lhe dar� a op��o de recriar itens anteriores. Responda n�o, e a opera��o est� completa. O que voc� v� no notebook � id�ntico ao que est� no micro de mesa (passo 5). Quando o arquivo do notebook for mais atualizado, execute o procedimento no sentido inverso.

Algumas observa��es: A cria��o do diret�rio c:\transf � dispens�vel. Voc� pode salvar o arquivo diretamente na pasta c:\windows do micro de destino. A pasta de transfer�ncia se justifica, no entanto, como uma forma de backup. Para simplificar o processo, mostramos acima uma forma de substituir um arquivo pelo outro. Mas o processo de sincroniza��o pode ser mais sofisticado. No passo 4 (Veja a ilustra��o) existe tr�s op��es de atualiza��o do banco de dados. A primeira, Substituir Duplicatas por Itens Exportados, corresponde � renova��o totoal dos arquivos: o novo substitui o velho.

A segunda op��o, Permitir a Cria��o de Itens Duplicados, � especialmente �til quando voc� modifica as duas c�pias da agenda, no desktop e no notebook, sem fazer sincroniza��o. Nesse caso, quando voc� decide compatibilizar os dois arquivos, o programa n�o se baseia em qual � o mais novo: ele pode criar duplicatas de um mesmo registro e voc� decide, depois, qual deve permanecer. Ou ent�o re�ne todas as informa��es num e elimina o outro. A �ltima alternativa � N�o Exportar Itens Duplicados. Com ela, somente os registros novos, ou os antigos sem ambig�idade, s�o transferidos.